ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

วิธีการเชิงระบบ ( System Approach )

         การดำรงชีวิตของมนุษย์ ถ้าหากพิจารณาแล้วจะเห็นว่าทุกอย่างเกิดขึ้นอย่างเป็นระบบเกือบทั้งสิ้น ไม่ว่าจะเป็นปรากฎการณ์ของธรรมชาติหรือการทำงานของมนุษย์เองก็ตาม มนุษย์เรายังไม่มีการเรียนรู้ว่าสิ่งเหล่านี้คือ ระบบ ( System ) จนได้มีการสังเกตและรวบรวมจัดเป็นหมวดหมู่ และได้นำมาศึกษาอย่างละเอียดลึกซึ้งเพิ่มขึ้น จึงเกิดเป็นทฤษฎีระบบ ( System theory ) ซึ่งหมายถึง การพิจารณาปรากฎการณ์ต่างๆทั้งระบบ เพื่อจะได้เห็นความสำคัญและลักษณะขององค์ประกอบต่างๆที่สัมพันธ์กันเป็นหนึ่งเดียว บทความนี้กล่าวถึงเฉพาะวิธีการเชิงระบบหรือเทคนิคเชิงระบบ ( System Approach )

ความเป็นมาของวิธีการเชิงระบบ กลุ่มนักคิด นักทฤษฎีรวมทั้งนักปฎิบัติที่สนใจแนวคิดทฤษฎีระบบ เข้ามามีบทบาทในการพัฒนาสร้างเสริมองค์ความรู้เกี่ยวกับองค์การและการบริหาร ต่างมีความเชื่อมั่นว่าจะส่งผลให้องค์การตามแนวทางแห่งองค์ความรู้ในมิติใหม่สามารถดำเนินกิจการได้อย่างมีประสิทธิผลสูงสม่ำ

เสมอ แม้สภาพแวดล้อมจะเปลี่ยนแปลงอย่างไรก็ตาม

Scot ( 1967 : 122 ) เป็นผู้นำแนวคิดและทฤษฎีระบบเข้ามามีบทบาทกำหนดแนวคิด ทฤษฎี หลักการและเทคนิคต่างๆเกี่ยวกับองค์การและการบริหารในช่วงปลายคริสต์ศวรรษที่ 20 ได้เน้นให้มององค์การในสภาพที่เป็นระบบ

Chester Barnard ผู้เขียนหนังสือด้านการบริหารงาน โดยใช้วิธีการเชิงระบบ ขณะเดียวกัน Herbert simon ผู้ซึ่งมององค์การในสภาพที่เป็นระบบที่มีการตัดสินใจต่างๆ ความสับสน ความซับซ้อนภายใน เขาพยายามศึกษาค้นคว้า หาแนวทางนำความรู้ใหม่ๆ เข้ามาประยุกต์ใช้เป็นรากฐานกำหนดทฤษฎีองค์การ ความรู้ใหม่ที่เขาสนใจคือ วิธีการเชิงระบบนั่นเอง สำหรับ Churchman และคณะ สนใจและสนับสนุนให้ใช้วิธีการเชิงระบบ ในการศึกษาวิเคราะห์ข้อแก้ปัญหาเกี่ยวกับการดำเนินงาน ( อ้างใน Kast and Rosensweig , 1985 : 109 ) เขาเป็นคนแรกที่นำการวิจัยดำเนินงานมาใช้ในระยะแรก เขาได้ใช้วิธีทางคณิตศาสตร์มาวิเคราะห์องค์การทางการทหารในช่วงสงครามโลกครั้งที่ 1 และในช่วงสงครามโลกครั้งที่ 2 ก็เริ่มใช้ในการปัญหาการดำเนินงาน ซึ่งจะเห็นว่าเป็นการใช้แนวทางวิธีการเชิงระบบนั่นเอง ( Bowditch ,1973 : 16-17)

ความหมายของวิธีการเชิงระบบ

             วิธีการเชิงระบบหรือเทคนิคเชิงระบบ ( System Apporach ) หมายถึง วิธีการนำเอาความรู้เริ่องระบบเข้ามาเป็นกรอบช่วยในการค้นหาปัญหา กำหนดวิธีการแก้ปัญหาและใช้แนวทางความคิดเชิงระบบช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหา ( อุทัย บุญประเสริฐ , 2529 : 20 )

Henry lenman (อ้างถึงใน สุรพันธ์ ยันต์ทอง 2533 : 60 ) ได้ให้อธิบายความหมายของวิธีการเชิงระบบไว้ดังนี้

1. เป็นวิธีการแก้ปัญหาที่นำเอาวิธีการทางวิทยาศาสตร์มาใช้

2. เป็นวิธีการพัฒนาการแก้ปัญหา ที่กระทำอย่างเป็นระบบ เป็นขั้นเป็นตอน

3. เป็นกระการที่ขจัดความลำเอียง โดยไม่ยึดถือเอาความคิดของคนใดคนหนึ่งมาตัดสิน โดยไม่มีเหตุผลเพียงพอ

4. เป็นวิธีการแก้ปัญหาเป็นขั้นๆอย่างมีเหตุผล

5. เป็นการดำเนินงานโดยกลุ่มบุคคล ไม่ใช่คนใดคนหนึ่งแต่เพียงผู้เดียว

6. มีการวางแผนล่วงหน้าก่อนการดำเนินการแก้ปัญหาทุกครั้ง ว่าจะดำเนินการที่ละขั้นอย่างไร และเมื่อกำหนดแล้วจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขภายหลัง หรือไม่ดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนดไว้เป็นอันขาด นอกจากเป็นเหตุสุดวิสัย

7. ระหว่างการดำเนินงาน ถ้าต้องมีการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบ ต้องแก้ไขทันทีให้เสร็จ แล้วจึงดำเนินงานขั้นต่อไป แต่ทั้งนี้ต้องอยู่ในแผนที่กำหนดด้วย

8. ไม่มีการบอกยกเลิก ยกเว้นข้ามขั้นหรือหยุดกลางคัน แล้วนำผลที่ยังไม่ได้ดำเนินการไปถึงจุดสุดท้ายเมื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของการแก้ไขปัญหามาใช้เท่านั้น

ก่อ สวัสดิพานิช ( อัดสำเนา :16 ) ได้ให้ความหมายของทฤษฎีเชิงระบบว่า เป็นกลวิธีอย่างหนึ่งซึ่งใช้ในการวิเคราะห์ การออกแบบและการจัดการ เพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่วางไว้อย่าง

สัมฤทธิผลและมีประสิทธิภาพ โชเดอร์เบคและคณะ ( Schoderbek and Othors ,1990 : 6-10 ) เสนอว่า การแก้ปํญหาในปัจจุบัน จำเป็นต้องมองที่ระบบมากกว่าพิจารณารายละเอียดของแต่ละปัญหา ตัวอย่างการใช้ Systems Approach ในการแก้ปัญหา ได้แก่ ระบบการขนส่ง ต้องมีการออกแบบระบบทางสัญจรที่ดี ซึ่งจะช่วยลดการสิ้นเปลืองเชื้อเพลิงได้ หรือการออกแบบเครื่องบินที่สามารถบรรจุผู้โดยสารได้จำนวนมาก แต่สนามบินขาดสิ่งอำนวยความสะดวก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมองปัญหาโดยรวมหรือที่เรียกว่า Systems view or Systems Approach นอกจากนี้เขายังได้ขยายความว่า วิธีการเชิงระบบ มีความแตกต่างกับ วิธีการเชิงวิเคราะห์ ( Analytical approach ) ตรงที่ วิธีการเชิงระบบเป็นกระบวนการแยกแยะจากส่วนรวมทั้งหมด ออกเป็นส่วนๆที่เล็กกว่า เพื่อให้เข้าใจการทำหน้าที่ของส่วนร่วม วิธีการเชิงระบบอยู่บนพื้นฐานของ ทฤษฎีระบบทั่วไป ซึ่งสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับการรวมเอาแนวทางปฎิบัติต่างๆ ได้แก่ การวิจัยดำเนินงาน การวิเคราะห์ระบบ การควบคุมระบบ และวิศวกรระบบ มารวมกันเข้าเพื่อการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ จากความหมายของนักการศึกษาหลายท่าน จึงอาจสรุปได้ว่า วิธีการเชิงระบบ ( Systems approach ) หมายถึง วิธีการทางความคิดที่เป็นรูปแบบ ซึ่งแสดงให้เห็นวิธีการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ โดยเน้นการมองปัญหาอย่างองค์รวม ทั้งนี้รูปแบบของวิธีการหาความรู้เกี่ยวข้องโดยตรงกับการวิเคราะห์ สังเคราะห์และวางรูปแบบการดำเนินการ โดยต้องเกี่ยวพันกับรูปแบบปฎิบัติทั้งภายในและภายนอกโดยใช้ระบบเปิดเป็นพื้นฐานความคิด

ความสำคัญของวิธีการเชิงระบบ

ความสำคัญของวิธีการเชิงระบบสามารถสรุปได้ 4 ประการคือ

1. มีความสำคัญในฐานะที่เป็นวิธีคิดที่สามารถจัดการกับปัญหาที่มีความยุ่งยากซับซ้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2. มีความสำคัญในฐานะที่เป็นเครื่องมือส่งเสริมวิธีคิดของบุคคลทั่วไป

3. มีความสำคัญในฐานะที่เป็นเครื่องมือสำหรับพัฒนาองค์ความรู้ในศาสตร์สาขาแขนงต่างๆทั้งวิทยาศาสตร์

4. มีความสำคัญในฐานะที่เป็นเครื่องมือสำหรับการบริหารงานในองค์การหรือหน่วยงานด้านการวางแผน นโยบายและอื่นๆ

ขั้นตอนของวิธีการเชิงระบบ

วิธีการเชิงระบบมีขั้นตอนที่สำคัญเพื่อในการศึกษาวิเคราะห์เกี่ยวกับการบริหารและการแก้ปัญหา จึงขอนำขั้นตอนวิธีการเชิงระบบของนักการศึกษา 3 ท่านที่น่าสนใจคือ โอเบียน และ อุทัย บุญประเสริฐ และ เฮนรี่ เลมาน ซึ่งมีขั้นตอนวิธีการเชิงระบบกล่าวคือ โอเบียน จากมหาวิทยาลัยอีสเทอร์นวอชิงตัน ได้ระบุไว้ในหนังสือ Management Information Systems : A managerial and user perspective ถึงวิธีการเชิงระบบกับการแก้ปัญหาโดยทั่วไปว่า วิธีการเชิงระบบคือการปรับ ( Modify ) วิธีการทางวิทยาศาสตร์ ( the scientific method ) ซึ่งเน้นที่การแก้ปัญหา โดยวิธีการเชิงระบบนี้มีกิจกรรมสำคัญ 7 สำคัญ ซึ่งสัมพันธ์กับการแก้ปัญหาทั่วๆไป โดยเปรียบเทียบให้เห็น ขั้นตอนทั้งสองส่วนคือ

วิธีการเชิงระบบ การแก้ปัญหาทั่วไป

1. ทำความเข้าใจปัญหา 1. ระบุปัญหา/โอกาสในเชิงบริบทของระบบ

2. รวบรวมข้อมูลเพื่ออธิบายปัญหาและโอกาส

2. พัฒนาทางเลือก 3. ระบุทางแก้/ทางเลือกในการแก้ปัญหา

4. ประเมินในแต่ละทางเลือก

5.เลือกทางแก้ที่ดีที่สุด

3.ปฎิบัติการแก้ปัญหา 6 .ปฎิบัติการตามทางแก้ที่เลือกไว้

7. ประเมินความสำเร็จของการปฎิบัติตาม

ทางเลือก

อุทัย บุญประเสริฐ ( 2529 : 14-15 ) กล่าวถึงวิธีการหรือเทคนิดเชิงระบบว่า เป็นการทำงานจากสภาพที่เป็นอยู่ไปสู่สภาพที่ต้องการของงานนั้นทั้งระบบ โดยขั้นตอนที่สำคัญๆในเทคนิคเชิงระบบ ได้แก่

1) กำหนดปัญหาที่ต้องการแก้ไขและความต้องการในการพัฒนาของระบบให้ชัดเจน

2) การกำหนดวัตถุประสงค์ย่อยที่สัมพันธ์กับปัญหาและความต้องการในการพัฒนาและสัมพันธ์กับวัตถุประสงค์รวมของระบบใหญ่ทํ้งระบบเพื่อสร้างกรอบหรือขอบเขตในการทำงาน (สิ่งที่ต้องการ )

3) ศึกษาถึงสิ่งแวดล้อมหรือข้อจำกัดในการทำงานของระบบและทรัพยากรที่หามาได้

4) สร้างทางเลือกในการแก้ปัญหาหรือวิธีการในการพัฒนา

5) ตัดสินใจเลือกทางที่เหมาะสม ด้วยวิธีการที่มีเหตุผลเป็นระบบ เป็นไปตามกฎเกณฑ์ที่เหมาะสมคำนึงถึงความเป็นไปได้ในการปฏิบัติ

6) ทดลองปฎิบัติทางเลือกที่ได้ตัดสินใจเลือกไว้

7) ประเมินผลการทดลองหรือผลการทดสอบ

8) เก็บรวบรวมข้อมูลป้อนกลับอย่างเป็นระบบเพื่อปรับปรุงระบบนั้นให้เหมาะสมยิ่งขึ้น

9) ดำเนินการเป็นส่วนของระบบปกติ

ส่วนเฮนรี่ เลมาน ได้เสนอขั้นตอนของวิธีการเชิงการระบบไว้ดังนี้ อ้างถึงใน สุนันท์ ปัทมาคม ( อัดสำเนา ) 1) ปัญหา ( Need ) 2) วัตถุประสงค์ ( Objective ) 3) ข้อจำกัด

( Constrains ) 4) ข้อเสนอทางแก้ปัญหา ( Alternatives ) 5) การเลือกข้อเสนอ ( Selection )

6) ทดลองปฎิบัติ ( Implemention ) 7) ประเมินผล ( Evaluation ) 8) ปรับปรุงและนำไปใช้

( Modification )

จากแนวคิดจากการนำเสนอขั้นตอนวิธีการเชิงระบบของนักการศึกษาหลายๆท่านที่กล่าวมาข้างต้นนั้น พอจะสรุปเป็นขั้นตอนหลักๆได้ 5 ขั้นตอนคือ

1. ระบุปัญหาที่ต้องการแก้ไข

2. ระบุทางแก้หรือทางเลือกเพื่อแก้ไขปัญหา

3. เลือกทางแก้ไข

4. ปฎิบัติตามแนวทางที่ได้เลือกไว้

5. ประเมินความสำเร็จของการปฎิบัติตามทางเลือกและนำไปปรับปรุง

การประยุกต์ใช้วิธีการเชิงระบบ

       การประยุกต์ใช้วิธีการเชิงระบบในภาพรวมนั้น อุทัย บุญประเสริฐ ได้สรุปขั้นตอนสำคัญๆไว้ 5 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1. จะต้องทราบปัญหาที่จะต้องแก้ไขให้แจ้งชัด ว่าเป็นปัญหาของระบบนั้นที่แท้จริง

( Need Identification and Objective setting )

2. คิดหาวิธีการหรือแนวทางเลือก ( Alternative ) ในการแก้ไขอันเป็นผลมาจากการวิเคราะห์ระบบและทำความเข้าใจถึงพฤติกรรมของระบบ ตลอดจนข้อจำกัดต่างๆที่มีต่อการทำงานของระบบ

3. เลือกวิธีการใดวิธีหนึ่งที่พิจารณาว่าเหมาะสมที่สุด ดีที่สุด และนำออกปฎิบัติ ( Desiging

and implementing )

4. ประเมินผลการปฎิบัติ ( Evaluation ) เพื่อทราบผล และเพื่อให้ข้อมูลป้อนกลับ

5. รับข้อมูลป้อนกลับและปรับระบบต่อไป ( Feedback and Modification )

วิธีการเชิงระบบนั้น หากพิจารณาในด้านประโยชน์ที่นำมาใช้งานด้านต่างๆแล้วจะพบว่า เหมาะกับปัญหาที่มีความซับซ้อนและลึกซึ้ง เพราะจะทำให้มองงานนั้นทั้งภาพรวมและส่วนปลีกย่อยอย่างทั่วถึงสัมพันธ์กัน เราสามารถนำแนวคิดของวิธีการเชิงระบบไปประยุกต์กับการบริหารจัดการในองค์การประเภทต่างๆได้เป็นอย่างดี โดยยึดสาระสำคัญและขั้นตอนการดำเนินงานของวิธีการเชิงระบบเป็นสำคัญ ในที่นี้ขอเสนอตัวอย่างการประยุกต์ใช้วิธการเชิงระบบของนักการศึกษา ได้แก่

ตัวอย่างที่ 1 การประยุกต์ใช้วิธีการเชิงระบบเพื่อออกแบบการเรียนการสอน ซึ่งสามารถดำเนินการดำเนินการเป็น 5 ขั้นตอน คือ ( Husen and Postlethwaite , 1994 )

       ขั้นที่ 1 กำหนดปัญหา โดยดำเนินการวิเคราะห์ข้อมูลในด้านงานหรือกิจกรรมเนื้อหาวิชาและผู้เรียน กำหนดเป็นปัญหาโดยแสดงในรูปจุดประสงค์การเรียนการสอน

      ขั้นที่ 2 วิเคราะห์ปัญหา เพื่อกำหนดทางเลือกในรูปวิธีการหรือสื่อเพื่อการแก้ปัญหาการเรียนการสอนที่กำหนดไว้

      ขั้นที่ 3 เลือกและออกแบบทางเลือกเพื่อแก้ปัญหา เพื่อกำหนดเป็นแผนการเรียนการสอนซึ่งเป็นระบบของวิธีการหรือสื่อ

      ขั้นที่ 4 นำแผนการเรียนไปใช้และทดสอบ เพื่อหาผลที่ได้จากการปฎิบัติ

ขั้นที่ 5 ทำการประเมินผลเพื่อปรับปรุง เพื่อปรับปรุงระบบก่อนนำไปใช้จริง

ตัวอย่างที่ 2 การนำวิธีการเชิงระบบไปใช้ในกองทัพเรือแคนาดา ( Romiszowski, 1970 : 34-36 ) กองทัพเรือแคนาดา ได้จัดทำโครงการอบรมขึ้นในกองทัพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน โดยมีฐานความคิดว่า การจัดอบรมควรต้องเกิดจากความต้องการของผู้เข้ารับการอบรม วิธีการอบรมต้องใหม่ๆ มีเทคนิคใหม่ แต่ไม่ทราบว่านักบินหรือลูกเรือของเขาต้องการพัฒนาในเรื่องใด จึงมีการนำวิธีการเชิงระบบมาใช้ โดยมีหลักการดังนี้ 1) รวบรวมข้อมูล 2) การตัดสินใจสั่งการ 3) การบันทึกรายงานเพื่อการติดต่อสื่อสาร 4) ประเมินการฝึกอบรม

ซึ่งการกำหนดความต้องการและเกณฑ์ในการตัดสินใจในการฝึกอบรม

      ต้องมีการดำเนินการ 8 ขั้นตอนคือ

1. กำหนดความต้องการปฎิบัติงาน ( Operational requirment ) โดยการวิเคราะห์งาน

2. กำหนดทักษะความรู้ และ คุณลักษณะของผู้เข้ารับการอบรม

3. กำหนดวัถตุประสงค์ของการจัดอบรม โดยเน้นที่การปฎิบัติของผู้เข้ารับการอบรม ในการที่จะนำผลการอบรมไปใช้ให้เป็นมาตรฐาน

4. กำหนดเกณฑ์วัด เพื่อตรวจสอบความสามารถของผู้เข้ารับการอบรม ว่า บรรลุตามวัตถุประสงค์หรือไม่

5. สังเคราะห์การออกแบบฝึกอบรมจากเอกสารและวิธีการต่างๆรวมทั้งการพัฒนาเครื่องมือที่ใช้ในการโครงการฝึกอบรม

6. นำโครงการไปใช้ในการตัดสินใจจัดฝึกอบรม

7. ประเมินประสิทธิผลของการฝึกอบรม โดยนำเสนอข้อมูลทางสถิติ

8. นำผลการประเมินมาตรวจสอบเพื่อหาจุดบกพร่อง เช่น อาจต้องมีการปรับปรุงวัตถุประสงค์ของการฝึกอบรมใหม่ นั่นก็คือ Feedback นั่นเอง

ระบบสารสนเทศ (Information System ) หมายถึง ระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์
มาช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ หรือจัดการกับข้อมูลข่าวสารเพื่อให้ข้อมุลนั้นกลายเป็น
สารสนเทศที่ดี สามารถนำไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจได้ในเวลาอันรวดเร็ว
และถูกต้อง ระบบสารสนเทศประกอบด้วยองค์ประกอบดังนี้
       1. Hardware หมายถึงอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในการจัดกระทำกับข้อมูล ทั้งที่เป็นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องคิดเลข
       2. Software หมายถึง ชุดคำสั่ง หรือเรียกให้เข้าง่ายว่า โปรแกรม ที่สามารถ
สั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานในลักษณะที่ต้องการภายใต้ขอบเขตความสามารถที่เครื่อง
คอมพิวเตอร์ หรือโปรแกรมนั้น ๆ สามารถทำได้ ซอร์ฟแวร์แบ่งออกเป็น ซอร์ฟแวร์ระบบ และ ซอร์ฟแวร์ประยุกต์
        3 User หมายถึง กลุ่มผุ้คนที่ทำงานหรือเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ
        4. Data  หมายถึง ข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่อาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น ตัวหนังสือ แสง สี เสียง สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์  ภาพ วัตถุ หรือ หลาย ๆ อย่างผสมผสาน
กัน ซึ่งข้อมูลที่ดีจะต้องตรงกับความต้องการของผู้ใช้
        5. Procedure หมายถึง  ขั้นตอน กระบวนการต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน
ในระบบสารสนเทศเมื่อทั้่ง 5 ส่วนดังกล่าวข้างต้น ทำงานประสานกัน ส่งผลให้ข้อมูลเกิดการ
ประมวลผลและนำไปใช้ประโยชน์ นั่นก็คือ สารสนเทศนั่นเอง ซึ่งสารเสนทศนี้จะเป็นสารสนเทศที่ดี จะต้องเป็นสารสนเทศที่มีความถูกต้องตรงกับความต้องการของผู้ใช้และทันเวลาในการใช้งาน
กล่าวโดยสรุปก็คือ กระบวนการสารสนเทศเป็นกระบวนการที่ทำให้เกิด
สารเสนเทศขึ้นมานั่นเอง ซึ่งจะต้องประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ 5 ส่วน นั่นคือ
Hardware Software User  Procedure และ Data

ขัอมูลและความรู้ คือ การรวบรวม สร้าง จัดระเบียบ แลกเปลี่ยน และประยุกต์ใช้ความรู้ในองค์กร โดยพัฒนาระบบจาก ข้อมูล ไปสู่ สารสนเทศ เพื่อให้เกิด ความรู้ และ ปัญญา ในที่สุด

การจัดการความรู้ประกอบไปด้วยชุดของการปฏิบัติงานที่ถูกใช้โดยองค์กรต่างๆ เพื่อที่จะระบุ สร้าง แสดงและกระจายความรู้ เพื่อประโยชน์ในการนำไปใช้และการเรียนรู้ภายในองค์กร อันนำไปสู่การจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการธุรกิจที่ดี องค์กรขนาดใหญ่โดยส่วนมากจะมีการจัดสรรทรัพยากรสำหรับการจัดการองค์ความรู้ โดยมักจะเป็นส่วนหนึ่งของแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศหรือแผนกการจัดการทรัพยากรมนุษย์

รูปแบบการจัดการองค์ความรู้โดยปกติจะถูกจัดให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กรและประสงค์ที่จะได้ผลลัพธ์เฉพาะด้าน เช่น เพื่อแบ่งปันภูมิปัญญา,เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน, เพื่อความได้เปรียบทางการแข่งขัน, หรือเพื่อเพิ่มระดับนวัตกรรมให้สูงขึ้น

การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

         สารสนเทศ (Information) หมายถึง การนำข้อมูลต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกันมาจัดเรียงเป็นหมวดหมู่  ให้สื่อความหมายและเป็นประโยชน์  มีการคัดเลือกว่าข้อมูลชุดใดเชื่อถือได้  ข้อมูลที่เป็นตัวเลขอาจจะต้องนำมาคำนวณหาค่าสรุปต่าง ๆ เรียกว่า การประมวลผลข้อมูล  แล้วนำมาจัดพิมพ์รายงานในรูปแบบต่าง ๆ เช่น  ทำเป็นแผนภูมิ  เป็นตารางข้อมูล  เป็นสมุดรายงานประจำตัวนักเรียน  หรือจัดแสดงบนจอภาพ  เช่น ข้อมูลในระบบอินเตอร์เนต  ที่เรียกว่า เว็บไซต์(Website)ในปัจจุบันนี้มีสารสนเทศจำนวนมากที่มาถึงเรา  และมาได้หลายทาง  เช่น ทางหนังสือพิมพ์ โทรทัศน์  วิทยุ  และเอกสารในรูปรายงานต่าง ๆ  เป็นต้น

  การประมวลผลข้อมูล

         การนำข้อมูลมาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศนั้น  มีขั้นตอนในการทำงานหลายขั้นตอนประกอบกัน  เช่น  การรวบรวมข้อมูล  การแยกแยะข้อมูลออกเป็นกลุ่ม      การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล การคำนวณหาค่าต่าง ๆ  การจัดลำดับ  และการรายงานผล   เช่น  การจัดทำสมุดรายงานของนักเรียนมีขั้นตอนดังนี้ การรวบรวมข้อมูลของนักเรียนแต่ละคน  ได้แก่ เลขประจำตัว  ชื่อ  นามสกุล วิชาที่สอบ  คะแนนที่ได้ในแต่ละวิชา ตรวจสอบความถูกต้องของคะแนนที่ได้จากแบบทดสอบต่าง ๆ ว่าตรงกับใบบันทึกคะแนนหรือไหมคำนวณหาคะแนนรวมทุกวิชาจัดลำดับที่ของนักเรียนบันทึกในสมุดรายงานประจำตัวนักเรียน

การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

นิยามเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลเป็นสารสนเทศ

      ข้อมูล (Data)  หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับบุคคล วัตถุหรือสถานที่ซึ่งข้อมูลอาจจะได้มาจากการสังเกต การเก็บรวบรวม การวัด ข้อมูลมักอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวหนังสือ รูปภาพ แผนภูมิ คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า เป็นต้น ข้อมูลส่วนใหญ่มักใช้แสดงปริมาณหรือการกระทำต่างๆ ที่ยังไม่ผ่านการวิเคราะห์หรือการประมวลผล ที่สำคัญจะต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่อง เช่น ชื่อของนักเรียน อายุ เพศ อุณหภูมิห้อง จำนวนโต๊ะ และ
เก้าอี้ของนักเรียน เป็นต้น

      สารสนเทศ (Information ) หมายถึง ผลลัพธ์ของข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลซึ่งสามารถไปใช้ประโยชน์ต่อไปได้ เช่น การนำคะแนนสอบมาตัดเกรด เกรดที่ได้ คือสารสนเทศ ซึ่งสามารถนำไปตัดสินบางสิ่งบางอย่างได้ สารสนเทศที่ดีจะต้องเกิดจากข้อมูลที่ดี

      การประมวลผล (Processing) คือ การกระทำต่อข้อมูลดิบ (Raw data) ในลักษณะใดก็ได้ เพื่อให้ได้ข้อมูลสนเทศ (Information)

      การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ หมายถึง การนำข้อมูลที่เก็บไว้อย่างมีระบบ มาทำการวิเคราะห์ สรุปด้วยวิธีการต่างๆ ให้อยู่ในรูปแบบ
ที่มีความสัมพันธ์กัน มีความหมายและมีวัตถุประสงค์ในการใช้งานอย่างใดอย่างหนึ่ง

  โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการประมวลผลข้อมูล

      ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามต้องการของการใช้งาน ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมการทำงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่างๆ ปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่นมีส่วนต่อประสานกราฟิกกับผู้ใช้เรียกว่ากุย (Graphical User Interface : GUI)

      ซอฟต์แวร์ทำงานทั่วไป เป็นซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้มุ่งเน้นเฉพาะสำหรับงานใดงานหนึ่ง ผู้ใช้งานจะต้องเป็นผู้นำไปประยุกต์กับงานของตน ผู้ใช้อาจต้องมีการสร้างหรือพัฒนาชิ้นงานภายในซอฟต์แวร์ต่อไปอีก ราคาของซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไปนี้จะไม่สูงมากเกินไป

      ซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไป นิยมเรียกว่า ซอฟต์แวร์สำเร็จ แบ่งออกเป็นหลายกลุ่มตามลักษณะการใช้งาน